Atualização de cronogramas com MS Project (#3/4)

No post anterior mostramos 2 estratégias possíveis de atualização de cronograma utilizando o MS Project: atualização por atividades e atualização por atribuição. Mostramos como cada estratégia funciona e que dados estão envolvidos em cada uma delas.

Com base na estratégia definida, o gerente de projeto deverá fazer as perguntas corretas para a equipe durante as reuniões de medição para obter as informações corretas. Com isto, reforçamos o conceito por trás da palavra atualização; ou seja, registrar dados de progresso e previsão.

Neste post falaremos da atualização do cronograma (etapa 3 no processo).

image_thumb3A Etapa 03 (atualizar o cronograma) consiste em 5 (cinco) ações necessárias que vão desde a otimização da interface para auxiliar o gerente de projeto no processo de atualização, passando pelos ajustes nas opções para permitir o cálculo correto por parte da ferramenta e culminando na atualização das atividades do cronograma com base em 6 (seis) situações possíveis.

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Figura: mapa mental com as ações envolvidas na etapa 03 – clique na imagem para ampliar

Vamos analisar cada uma das cinco ações necessárias.

1- Verificar configuração de Opções

Antes de promovermos a atualização do cronograma, é preciso configurar o MS Project para que ele realize os cálculos corretamente. Esta ação é vital caso contrário a ferramenta não fará aquilo que esperamos dela.

As opções podem ser acessadas através da barra de menu em Ferramentas, Opções.

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Os ajustes necessários e as opções que deverão ser verificadas são:

Guia Cálculo

As opções da guia Cálculo devem seguir o padrão abaixo:

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- A atualização do status da tarefa atualiza o status do recurso: Se atualizarmos as atividades, o trabalho real das atribuições será atualizado automaticamente pelo MS Project. Esta opção só deverá ser desmarcada se o gerente de projeto deseja informar cada um dos campos (duração e trabalho) separadamente e manualmente.

- Mover o final de partes concluídas após a data de status para antes da data de status

Suponhamos que uma atividade encontra-se após a data de status e parte desta atividade foi realizada (1). A parte realizada desta atividade é ajustada e deslocada para antes da data de status (2). A parte não realizada permanece no futuro (após a data de status).

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- mover o início das partes restantes para antes da data de status: se a caixa estiver marcada, é possível criar a condição de que a parte não realizada seja deslocada até o momento presente e reagendada para realização a seguir (3)

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- Mover o início das partes restantes anteriores à data de status para depois da data de status

Suponhamos que uma atividade encontra-se antes da data de status e parte desta atividade foi realizada (1). O MSP mantém a parte que foi realizada no passado e reagenda a parte restante para o futuro, ou seja, a partir da data de status (2).

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- mover final de partes concluídas para depois da data de status: se a caixa estiver marcada, a atividade é reagendada para terminar a sua etapa realizada na data de status, sendo continuada a seguir.

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- As modificações feitas no % do total concluído de uma tarefa se estenderão à data de status: se a atividade estiver caindo atrás da linha de status, o progresso fornecido pelo gerente de projeto será distribuído uniformemente até a data de status. Esta opção só será relevante se o gerente de projeto fornecer o % concluído.

- O Microsoft Office Project sempre calcula os custos reais: o MS Project sempre calculará (automaticamente) os valores de custo real quando você insere o trabalho real.

Guia Cronograma

As opções da guia Cálculo devem seguir o padrão abaixo:

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- Dividir as tarefas em andamento: esta opção marcada permitirá que o Microsoft Project reagende a duração restante que recair atrás da data de status para após a data de status (split). Se esta opção estiver desmarcada, você não conseguirá reagendar o trabalho para depois da data de status.

Outras opções sugeridas são:

- Guia Geral: desmarcar a opção Adicionar novos recursos e tarefas automaticamente;
- Guia Editar: desmarcar a opção Permitir arrastar e soltar células

2- Preparar a interface do MS Project para atualização

Preparar a interface do MS Project para a etapa de atualização do cronograma significa exibir modo de exibição, tabela e barra de ferramenta específica.

- Modo de exibição: Gantt de Controle
- Tabela: Controle
- Barra de Ferramenta: Controle

Dica: todos os elementos do MS Project referentes à atualização recebem o nome de Controle.

Modo de Exibição Gantt de Controle

1- Para exibir o modo de exibição Gantt de Controle, acesse a barra de menu e escolha a opção Exibir.

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2- Selecione o modo de exibição Gantt de Controle. Se ele não estiver nas opções mais acessadas, acesse-o através da opção mais modos de exibição.

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Tabela Controle

Acesse a tabela Controle através do menu Exibir, Tabela, Controle

A tabela Controle possui todos os campos necessários para a atualização das atividades do cronograma. São eles início real, término real, duração real e duração restante.

A tabela Controle tem o seguinte formato:

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Barra de ferramenta Controle

Outra ferramenta importante e que poderá auxiliar o gerente de projeto na atualização das atividades do cronograma é a barra de ferramenta de controle (Tracking toolbar). A combinação desta barra de ferramenta com a tabela de controle fornece total autonomia para o gerente de projeto na atualização do cronograma.

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A barra de ferramenta Controle pode ser ativada utilizando a opção Exibir, Barra de ferramenta, Controle

Vamos entender cada ícone da barra de ferramenta

image Estatísticas do Projeto: este botão permite que o gerente de projeto tenha uma visão global das informações básicas de controle do projeto como início e término atual, linha de base, real e a variação. Além disso, consolida informações de duração, trabalho e custo, sempre comparando com esses três momentos (Atual, LinhaBase e Real).

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image Atualizar como agendado: Aqui o gerente de projeto poderá atualizar a execução da atividade tal qual como estava previsto originalmente em sua linha de base. O MSP assume que o real e o planejado possuem os mesmos valores.

image Reagendar trabalho: Ao clicar nesta opção, toda a atividade que estiver localizada atrás da data atual (atrasada) terá seu início reprogramado automaticamente para a data de hoje em diante.

image Adicionar linha de andamento: mostra a linha de andamento do projeto.

image Atualizar o % conclusão das atividades: Aqui o gerente de projeto possui a sua disposição valores pré definidos de % de andamento das atividades. Basta selecionar a atividade desejada e clicar em uma das opções de % de conclusão para atualizar o andamento da atividade

image Atualizar tarefas: fornece uma interface para atualização das atividades, com os dados de duração real, duração restante, além do % concluída que é automaticamente calculada a partir dos dados de duração real e restante, datas de início e término real comparando com as datas atuais.

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image Definir lembrete: esta opção é útil para auxiliar o gerente de projeto na atualização de uma atividade importante para o projeto, por exemplo.

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image Barra de ferramentas colaborar: habilita o uso da barra de ferramentas colaborar. É útil quando temos uma conexão estabelecida com o EPM (Enterprise Project Management)

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3- Definir a data de status (status date), a data atual (current date) e a linha de andamento do projeto

Na barra de menu, selecione Projeto, Informações sobre o projeto…

Forneça a data de status; ou seja, a data em que será feita a atualização das atividades (data da medição). Verifique também a data atual (data do computador)

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Dica: Se as datas de status e atual coincidirem, é importante lembrar que a data de status (status date) é exibida ao final do dia enquanto que a data atual (current date) é exibida no início do dia.

Dica: Sempre atualize a data de status antes de qualquer medição/atualização do cronograma do projeto. Lembre-se que o Microsoft Project utiliza esta data para alguns cálculos da ferramenta.

Para exibir as linhas de andamento que servirão de base para a verificação da necessidade de atualização de cada atividade do cronograma, clique com o botão direito do mouse na área do gráfico de Gantt e selecione a opção Linhas de andamento…

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A interface deverá apresentar a seguinte tela:

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4- Ajustar tipo e característica das atividades

Na etapa de planejamento do projeto, quando o gerente de projeto está listando, sequenciando e estimando a duração das atividades, houve a orientação para ajustar todas as atividades para o tipo “Duração Fixa” com o objetivo de garantir o cálculo correto de trabalho e duração. Na etapa de Monitoramento e controle, onde faremos a atualização dos trabalhos e durações realizadas e restantes, devemos reajustar o tipo de atividade para “Unidade Fixa”.

Explico: com base na fórmula abaixo, quando o gerente de projeto atualiza as atividades do cronograma, ele estará alterando os dados de duração real e duração restante basicamente. Neste caso, duração fixa não é aconselhável como tipo de tarefa para o momento da medição do projeto porque com isto não estaremos controlando o que o MS Project recalculará. Quando alterarmos a duração restante de uma atividade, estendendo ou encurtando assim seu término, o que o gerente de projeto deseja é manter os recursos (unidade) que trabalham hoje na atividade e verificar o trabalho total a ser empregado (esforço) com esta mudança na duração restante.

Optamos também por definir que essas atividades não serão dirigidas ao esforço, pois não queremos que haja redução do tempo de duração de uma atividade, mas sim um aumento ou diminuição do trabalho planejado.

Dica: “Dirigida ao esforço” significa dizer que toda vez que esta opção estiver marcada e adicionamos recursos a uma atividade, temos uma redução de tempo na duração da atividade por conta do maior esforço alocado para a realização do mesmo trabalho. Quando esta opção não é ativada, não há redução de tempo de duração da atividade, mas há um aumento de trabalho planejado.

Por esta razão, no momento da atualização das atividades de um cronograma, optamos por alterar o tipo da atividade de “Duração Fixa” e com a caixa “não dirigida ao esforço” desmarcada, que escolhemos no momento do planejamento, para “Unidades Fixas” e com a caixa “não dirigida ao esforço” desmarcada, que optaremos como sendo o padrão definido para atualizações de cronograma.

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Dica: se quisermos que a unidade de atribuição do recurso seja atualizada com a mudança na duração restante de uma atividade, optaremos por atividades do tipo “Trabalho Fixo”

Entretanto, para efeito de definição de padrões de atualização de atividades, iremos adotar atividades do tipo “Unidades Fixas”.

Para relembrar, vale dar uma olhada no quadro abaixo que mostra como o MSP reflete a mudança em uma das variáveis da equação acima.

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A dúvida que surge aqui neste momento é: Para um cronograma com 1000 linhas de atividades, como proceder para atualizar todos os tipos de atividades em um só momento?

É muito simples. Para isto, siga o procedimento abaixo:

1) Clique no local indicado dentro da tabela de Gantt de Controle

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2) Na barra de menus, clique no ícone (informações sobre a tarefa). Ou se preferir, pressione {Shift} + {F2}

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3) Ao clicarmos no ícone de informações sobre tarefas na guia Avançado, a janela de Informações sobre tarefas múltiplas aparecerá.

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Dica: repare que, mesmo alterando em lote todos os tipos das atividades, as atividades sumarizadas permanecem com seu tipo em “Duração fixa”.

5- Atualizar o cronograma com os dados coletados na medição observando as 6 (seis) situações possíveis.

As 6 (seis) situações possíveis de atualização são:

- Situação 01: Atividades que foram concluídas conforme o planejado;
- Situação 02: Atividades em andamento e conforme o planejado;
- Situação 03: Atividades em andamento e que estão em atraso;
- Situação 04: Atividades que demorarão mais tempo ou menos tempo;
- Situação 05: Atividades que iniciaram antes ou depois do planejado;
- Situação 06: Atividades que terminaram depois do planejado

Vamos simular cada uma das situações possíveis e proceder à atualização da(s) atividade(s).

Situação 01: Atividades que foram concluídas conforme o planejado.

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O procedimento correto para esta situação é:

1) No modo de exibição Gantt de Controle, selecione as atividades que foram concluídas conforme o planejado. Use a tecla CTRL para selecionar as atividades

2) Selecione o botão 100% (image ) ou;

3) Utilize o recurso “Atualizar como agendado” existente na barra de ferramenta de controle. image

Situação 02: Atividades em andamento e conforme o planejado.

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O procedimento correto para esta situação é:

1) Selecionar as atividades que estão sendo executados conforme planejado (atual). Faça uso do [Ctrl]

2) Utilize o recurso “Atualizar como agendado” existente na barra de ferramenta de controle. image

Situação 03: Atividades em andamento e que estão em atraso, necessitando uma reprogramação.

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Esta situação requer um esforço maior de atualização. É preciso saber o progresso atual da atividade, mas em função da atividade estar em atraso, o gerente de projeto também terá que trazer a porção incompleta da atividade que está atrás da linha de status para ter seu início a partir da linha de status. Com isto haverá um Split. Feito isto, é preciso agora buscar a duração restante da parte incompleta da atividade.

O procedimento correto para esta situação é:

1) Forneça a duração real da atividade (a quantidade de dias que foram trabalhados na execução desta atividade). Com isto, o MSP calculará a nova duração restante (quantidade de dias úteis que ainda restam para a conclusão da atividade)

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2) Revise a duração restante que o MSP calculou. Se tudo estiver de acordo, o MSP também fornecerá automaticamente o % concluída da atividade.

3) É importante termos a linha de status desenhada no gráfico de Gantt para esta etapa três. Com o auxílio dela, verifique se existe alguma duração restante localizada no passado; ou seja, atrás da linha de status. Se houver, reprograme o início da parte que resta para logo após a data de status. O gerente de projeto poderá fazer isto de duas formas:

a. Arrastando a parte inacabada da atividade diretamente no gráfico de Gantt, promovendo assim um Split da atividade ou

b. Selecionando a atividade e clicando no botão image (reagendar trabalho) na barra de ferramenta de controle.

Dica: Se o gerente de projeto definiu corretamente as configurações de opções de cálculo, marcando a opção Mover o início das partes restantes anteriores à data de status para depois da data de status, a etapa 3a ou 3b serão desnecessárias e o MSP fará todo o trabalho automaticamente.

Dica: É importante reprogramarmos toda parte inacabada de uma atividade que se encontra atrás da linha de status para o futuro, pois não podemos ter atividades a serem feitas no passado.

Dica: Para verificar se o cronograma está atualizado corretamente, observar se toda a parte concluída das atividades está atrás da linha de status. Toda a parte inacabada das atividades deve estar localizada após a data de status.

Dica: Para cada atividade que não esteja desempenhando conforme o previsto faça anotações dos principais ofensores. Isto servirá como base para lições aprendidas, por exemplo.

Situação 04: Atividades que demorarão mais tempo ou menos tempo para serem realizadas.

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Nesta situação temos a atividade iniciando na data planejada e com o progresso previsto até a data de status. Entretanto, será necessário mais ou menos tempo para a conclusão da atividade.

O procedimento correto para este tipo de situação é:

1) Selecione a atividade que se deseja atualizar;

2) Clique no botão image (atualizar tarefas);

3) Forneça a duração real da atividade (dias que já foram trabalhados);

4) Revise a duração restante. Se for necessário mais tempo para a execução da atividade, acrescente mais dias na duração restante. Caso contrário, atribua menos dias à duração restante;

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Situação 05: Atividades que iniciaram antes ou depois do planejado.

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Nesta situação, a atividade não iniciou na data planejada. A atividade pode ter tido seu início antecipado ou postergado.

Vale lembrar aqui que, para cronogramas bem planejados (com todas as atividades predecessoras e sucessoras definidas), qualquer mudança acarretará um novo início para esta atividade. É por esta razão que sugerimos que todas as atividades do cronograma possuam predecessoras e sucessoras. O objetivo com isto é tornar o cronograma dinâmico.

O procedimento correto é:

1) Selecione a atividade que deverá ter ser início real atualizado para antes ou depois do início atual

2) Clique no botão image (atualizar tarefas)

3) Forneça o início real da atividade e clique no botão [OK]

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Situação 06: Atividades que terminaram antes ou depois do planejado.

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Nesta situação, o que o gerente de projeto tem que fazer é fornecer o término real da atividade. Uma vez preenchido o término real, o % concluída é automaticamente definido como 100%.

O procedimento é:

1) Selecione a atividade que terminou antes ou depois do término atual

2) Clique no botão image (atualizar tarefas)

3) Forneça o término real da atividade e clique no botão [OK]. Lembre-se que ao fornecer o término real da atividade, o MSP automaticamente considera a atividade como 100% concluída.

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Dica: Na prática podemos ter combinações das seis situações possíveis descritas acima, mas sempre será possível trabalhar em cada uma delas. Por exemplo, podemos ter atividades que iniciaram depois do início atual, que esteja atrasada (duração real é menor que a duração prevista até aquele momento) e terminará mais tarde (término real acontece depois do término atual). Aqui temos uma combinação de três situações possíveis, mas basta atualizarmos cada uma delas passo a passo. Para este caso, basta fornecer o início real da atividade, fornecer a duração real (que estará abaixo do previsto) e, como ela terminará depois do término atual, fornecer a duração restante. Lembre-se que término real é para quando a atividade estiver concluída.

Essas são as seis situações possíveis e passíveis de atualização. Elas deverão seguir as etapas e configurações necessárias para garantirmos a correta atualização do cronograma.

Videoaulas MS Project

1- Preparando a interface do MS Project para atualização

2- Definindo a data de status no MS Project

3- Ajustes no tipo e característica das atividades no MS Project

4- Situação 01: atividades que foram concluídas conforme o planejado

5- Situação 02: atividades em andamento e conforme o planejado

6- Situação 03: atividades em andamento e que estão em atraso

7- Situação 04: atividades que demorarão mais tempo ou menos tempo

8- Situação 05: atividades que iniciaram antes ou depois do planejado

9- Situação 06: atividades que terminaram antes ou depois do planejado

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