Percentuais de Conclusão no Microsoft Project (#1/2)

Post 1/2 – Conceitos básicos

Recentemente li um post bem interessante falando sobre percentuais de conclusão que podemos utilizar no Microsoft Office Project e resolvi explorar mais este tema aqui no blog trazendo novos elementos e exemplos de como a ferramenta trabalha essas informações e, principalmente, como estas informações são agregadas nas entregas e pacotes de trabalho (atividades sumárias) e no projeto como um todo (atividade sumária do projeto).

Esta série de 2 posts trás informações relevantes para nossos leitores a respeito dos percentuais de conclusão que existem no Microsoft Project. O primeiro post aborda os conceitos básicos necessários para o correto entendimento de como a ferramenta calcula cada um dos percentuais e o segundo post trás uma série de aplicações práticas, curiosidades e casos interessantes que envolvem estas medidas.

Visão geral

O Microsoft Project possui, basicamente, 3 grandes medidas de percentual de conclusão. São eles: % Concluído, % Trabalho Concluído e % Físico Concluído

Percentuais de Conclusão no MS Project

Vamos entender cada um dos percentuais existentes.

% Concluído

O % Concluído está fundamentado na duração das atividades e utilizado quando optamos atualizar um cronograma baseando-se na estratégia de atualização por atividades (duração).

A estratégia de atualização por duração implica coletar a informação para 4 campos na ferramenta:

1) Início Real (ou Actual Start): em que dia o recurso iniciou a atividade?
2) Duração Real (ou Actual Duration): por quantos dias o recurso vem trabalhando na atividade até a data de status?
3) Duração Restante (Remaining duration): quantos dias ainda faltam para concluir a a atividade?
4) Término Real (ou Actual Finish): em que dia a atividade foi encerrada?

A partir dessas informações, o MS Project calcula automaticamente o % Concluído e a fórmula utilizada para obter esta medida é:

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Sendo que:

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Vamos a um exemplo prático:

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As atividades A e B foram concluídas conforme o planejado. O recurso atribuído à atividade C informa que trabalhou 1 dia (duração real) e que finalizará a atividade em 4 dias (duração restante). Após promovermos a atualização do cronograma com base nessas informações, temos:

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Observe agora atividade C. O % de Conclusão desta atividade seria calculado da seguinte forma pela ferramenta:

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% Trabalho Concluído

O % Trabalho Concluído está fundamentado na atribuição (recurso + atividade) e utilizado quando optamos atualizar um cronograma baseando-se na estratégia de atualização por atribuições (trabalho).

A estratégia de atualização por atribuições implica coletar a informação para 4 campos na ferramenta:

1) Trabalho Real (ou Actual Work): quantas horas/dia o recurso trabalhou em cada atividade?
2) Trabalho Restante (Remaining Work): quantas horas/dia ainda faltam para concluir a a atividade?

Geralmente estas informações são coletadas utilizando uma planilha de horas (time sheet)

A partir dessas informações, o MS Project calcula automaticamente o % Trabalho Concluído e a fórmula utilizada para obter esta medida é:

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Sendo que:

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Voltando ao mesmo exemplo prático que utilizamos para ilustrar o % Concluído, temos:

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Alterando o modo de exibição para Uso do Recurso a fim de promover a atualização por atribuição, temos:

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Como resultado da atualização, temos:

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Observe agora atividade C. O % de Trabalho Concluído desta atividade será calculado da seguinte forma pela ferramenta:

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% Físico Concluído

O % Físico Concluído está fundamentado em uma medida física; ou seja, ao construirmos um muro de pedras de 5 fileiras, após construirmos 3 fileiras, podemos dizer que a atividade encontra-se com 60% de % Físico Concluído.

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O importante aqui é entender que quando queremos utilizar este campo como base para medição do progresso, o cálculo por trás desta medida é baseado em CUSTO ENVOLVIDO. Além disto, esta é uma informação manual (o usuário insere o % físico).

Mas por hora, vamos fixar apenas o conceito do que venha ser o % Físico Concluído. No próximo post mostraremos algumas curiosidades a respeito.

Conclusão

Neste post foram apresentadas, de uma maneira muito sucinta, as medidas de progresso que podem ser utilizadas no Microsoft Project.

É um erro muito comum ouvir que uma medida de progresso é melhor que a outra ou que, por exemplo, o % Concluído é uma informação que não diz nada. Geralmente, quando usamos estes campos, queremos fazer uso combinado dessas medidas. Cada uma delas revela um dado importante e distinto. O que conta sempre é a COMBINAÇÃO de uso dessas medidas.

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No exemplo acima, utilizando a COMBINAÇÃO das medidas de progresso, podemos concluir que o projeto utilizou 64% de sua duração para concluir 60% do trabalho previsto.

No exemplo do muro, gastamos 75 minutos dos 150 minutos totais (50% Concluído) para produzir 3 fileiras de 5 fileiras ao todo (60% Físico Concluído).

Perceba que uma informação complementa e detalha a outra.

Era isto que queria passar para vocês neste post. No post 2 falaremos de algumas curiosidades sobre essas medidas como a sumarização desses percentuais e como o MS Project realiza este cálculo (para as sumárias), além de outros fatos interessantes.

Abraços e até lá.

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