Percentuais de Conclusão no Microsoft Project (#1/2)

Post 1/2 – Conceitos básicos

Recentemente li um post bem interessante falando sobre percentuais de conclusão que podemos utilizar no Microsoft Office Project e resolvi explorar mais este tema aqui no blog trazendo novos elementos e exemplos de como a ferramenta trabalha essas informações e, principalmente, como estas informações são agregadas nas entregas e pacotes de trabalho (atividades sumárias) e no projeto como um todo (atividade sumária do projeto).

Esta série de 2 posts trás informações relevantes para nossos leitores a respeito dos percentuais de conclusão que existem no Microsoft Project. O primeiro post aborda os conceitos básicos necessários para o correto entendimento de como a ferramenta calcula cada um dos percentuais e o segundo post trás uma série de aplicações práticas, curiosidades e casos interessantes que envolvem estas medidas.

Visão geral

O Microsoft Project possui, basicamente, 3 grandes medidas de percentual de conclusão. São eles: % Concluído, % Trabalho Concluído e % Físico Concluído

Percentuais de Conclusão no MS Project

Vamos entender cada um dos percentuais existentes.

% Concluído

O % Concluído está fundamentado na duração das atividades e utilizado quando optamos atualizar um cronograma baseando-se na estratégia de atualização por atividades (duração).

A estratégia de atualização por duração implica coletar a informação para 4 campos na ferramenta:

1) Início Real (ou Actual Start): em que dia o recurso iniciou a atividade?
2) Duração Real (ou Actual Duration): por quantos dias o recurso vem trabalhando na atividade até a data de status?
3) Duração Restante (Remaining duration): quantos dias ainda faltam para concluir a a atividade?
4) Término Real (ou Actual Finish): em que dia a atividade foi encerrada?

A partir dessas informações, o MS Project calcula automaticamente o % Concluído e a fórmula utilizada para obter esta medida é:

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Sendo que:

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Vamos a um exemplo prático:

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As atividades A e B foram concluídas conforme o planejado. O recurso atribuído à atividade C informa que trabalhou 1 dia (duração real) e que finalizará a atividade em 4 dias (duração restante). Após promovermos a atualização do cronograma com base nessas informações, temos:

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Observe agora atividade C. O % de Conclusão desta atividade seria calculado da seguinte forma pela ferramenta:

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% Trabalho Concluído

O % Trabalho Concluído está fundamentado na atribuição (recurso + atividade) e utilizado quando optamos atualizar um cronograma baseando-se na estratégia de atualização por atribuições (trabalho).

A estratégia de atualização por atribuições implica coletar a informação para 4 campos na ferramenta:

1) Trabalho Real (ou Actual Work): quantas horas/dia o recurso trabalhou em cada atividade?
2) Trabalho Restante (Remaining Work): quantas horas/dia ainda faltam para concluir a a atividade?

Geralmente estas informações são coletadas utilizando uma planilha de horas (time sheet)

A partir dessas informações, o MS Project calcula automaticamente o % Trabalho Concluído e a fórmula utilizada para obter esta medida é:

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Sendo que:

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Voltando ao mesmo exemplo prático que utilizamos para ilustrar o % Concluído, temos:

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Alterando o modo de exibição para Uso do Recurso a fim de promover a atualização por atribuição, temos:

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Como resultado da atualização, temos:

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Observe agora atividade C. O % de Trabalho Concluído desta atividade será calculado da seguinte forma pela ferramenta:

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% Físico Concluído

O % Físico Concluído está fundamentado em uma medida física; ou seja, ao construirmos um muro de pedras de 5 fileiras, após construirmos 3 fileiras, podemos dizer que a atividade encontra-se com 60% de % Físico Concluído.

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O importante aqui é entender que quando queremos utilizar este campo como base para medição do progresso, o cálculo por trás desta medida é baseado em CUSTO ENVOLVIDO. Além disto, esta é uma informação manual (o usuário insere o % físico).

Mas por hora, vamos fixar apenas o conceito do que venha ser o % Físico Concluído. No próximo post mostraremos algumas curiosidades a respeito.

Conclusão

Neste post foram apresentadas, de uma maneira muito sucinta, as medidas de progresso que podem ser utilizadas no Microsoft Project.

É um erro muito comum ouvir que uma medida de progresso é melhor que a outra ou que, por exemplo, o % Concluído é uma informação que não diz nada. Geralmente, quando usamos estes campos, queremos fazer uso combinado dessas medidas. Cada uma delas revela um dado importante e distinto. O que conta sempre é a COMBINAÇÃO de uso dessas medidas.

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No exemplo acima, utilizando a COMBINAÇÃO das medidas de progresso, podemos concluir que o projeto utilizou 64% de sua duração para concluir 60% do trabalho previsto.

No exemplo do muro, gastamos 75 minutos dos 150 minutos totais (50% Concluído) para produzir 3 fileiras de 5 fileiras ao todo (60% Físico Concluído).

Perceba que uma informação complementa e detalha a outra.

Era isto que queria passar para vocês neste post. No post 2 falaremos de algumas curiosidades sobre essas medidas como a sumarização desses percentuais e como o MS Project realiza este cálculo (para as sumárias), além de outros fatos interessantes.

Abraços e até lá.

15 Comentários

  1. Marcio Ferreira 21/11/2011 at 11:24 AM #

    Muito bom o site, mas nos ultimos conteúdos tenho tido dificuldade de imprimir ou salvar em pdf.

    Abraços

  2. Alexandre Paiva, PMP, MCTS, ITIL 22/11/2011 at 12:31 PM #

    Oi Marcio, obrigado pelo feedback. Em que posts vc encontrou dificuldade para imprimir?

  3. Márcio Ferreira 22/11/2011 at 12:54 PM #

    Boa Tarde Alexandre:
    Em alguns posts anteriores, toda vez que clicava para imprimir em formato pdf, não acontecia nada, aparecia na parte inferior a mensagem: concluído, mas contém erros na página.
    Mas de qualquer forma, eu consegui imprimir por outros meios, e gostaria apenas de elogiar os posts que contém informações importantes, dispostos de maneira de fácil compreensão.

    Abraço

    Parabens

  4. Eilon Lopes da Silva 11/12/2011 at 8:42 PM #

    Olá Alexandre é um prazer te conhecer. Obrigado por manter esse site. Já fiz muitas pesquisas na internet sobre gestão de projetos e Ms Project e posso lhe garantir que o seu é um dos melhores. Valeu! Sou seu seguidor a partir de hoje!

  5. Alexandre Paiva, PMP, MCTS, ITIL 12/12/2011 at 11:58 AM #

    Eilon, o prazer é todo meu! Obrigado pelo feedback e que bom que vc gosta do site e do conteúdo. Fique a vontade para sugerir temas e tirar dúvidas. Forte abraço.

  6. Rodolpho Sá 20/01/2012 at 2:26 PM #

    Muito bom o Post. bem exemplificado!
    Parabéns!

  7. Fabiola 06/05/2012 at 11:22 PM #

    Boa noite Alexandre, gostaria de tirar uma duvida…Quando eu filtro um determinado periodo no cronograma consigo elaborar uma formula onde posso extrair o percentual previsto de conclusao apenas para este detreminado periodo filtrado?´
    Fico no aguardo. Grata.

  8. Bruno Cunha 10/05/2012 at 3:55 PM #

    Post simples e direto. Parabéns!

  9. Fabiola,
    Acredito que sim. Você precisa criar um filtro onde você informe a data de início e término do período (use as datas customizáveis Início1, Início2, Término1, Término2, etc..). Crie uma fórmula que calcule seu % com base nessas duas datas informadas através do filtro.

    Tente e me avise se funcionou. Se sim, compartilhe conosco.

  10. John Azevedo 24/09/2012 at 11:10 PM #

    Ótimo post, e também alinhado com as melhores práticas. Infelizmente apenas poucos Ger. Projetos sabem atualizar um cronograma da maneira correta e essa informação com certeza será de muita ajuda para várias pessoas.

    Boa noite.

  11. John,

    Muito boa esta sua colocação e é a minha constatação também. Se tivesse que elencar algo crítico, este ponto (atualização de cronograma) seria um deles, certamente.
    O entendimento do que representa os percentuais de conclusão, o que representa analisar uma atividade para compreender que nível de atualização deve ser feita, o que não pode ficar atrás da data de status sem estar concluído, etc. São diversas situações de andamento que, infelizmente, poucos sabem atuar corretamente.

    Mas espero ter contribuído com algumas informações.

    Muito obrigado pelo seu feedback e, por favor, volte sempre.

    Grande abraço,

  12. Esio 06/12/2012 at 9:50 AM #

    Prezado Alexandre,

    Ótimo post! Bem objetivo. Bem, não distante deste tópico, gostaria de saber como você visualizar um planejamento de curto prazo? Como você elabora um planejamento semanal para sua equipe, evidenciando as atividades a ocorrem na semana a seguir e numa visão de duas semanas para frente?

    Nem sempre a equipe tem a ferramenta para analisar as necessidades?

    Att.,

  13. Esio,
    Eu gosto de montar uma agenda de planejamento do projeto com a equipe, mostrando o que temos que fazer e pq estamos fazendo aqui. Essa agenda segue muito a metodologia GP que usamos, com as principais atividades a serem executadas pelo gestor do projeto. Eu uso muito o EPM, da Microsoft, para me ajudar, criando um ambiente de trabalho virtual para a equipe.
    Lá, eu registro riscos, tarefas, questões, anexo documentos e acompanho o cronograma do projeto.

    O mais importante, e eu costumo dizer isto, é você criar uma ROTINA de monitoramento do teu projeto com a equipe. Faça uma MISSA semanal.
    Importante também executar o trabalho com base em uma metodologia, templates, etc.

    Grande abraço.

  14. Caio Rosa 01/11/2013 at 1:45 PM #

    Olá Alexandre, parabens pelo site e pelas atualizações, poucos sites apresentam conteúdos didáticos e com a qualidade que encontramos aqui.
    Tenho uma dúvida em relação a utilização dos percentuais de conclusão no Project, tenho atividades com duração fixa e com um determinado recurso alocado (HH), quando atualizo a atividade por exemplo com duração real 2 dias e duração restante 8 dias, o project apresenta os progressos % Concluido e % Trabalho concluido com o mesmo valor. Gostaria de atualizar as duas informações, por exemplo foram utilizados 2 dias, trabalho real 50hrs, duração restante 8 dias, trabalho restante 100hrs. O problema é que quando que insiro a duração real ele automaticamente calcula o trabalho real, e se eu altero o trabalho real então ele altera automaticamente a duração real. Existe alguma forma de desvincular esses campos?

  15. Caio,
    Minha sugestão para vocÊ é: utilize o modo de exibição uso da tarefa ou uso do recurso. Nele, você deverá inserir as colunas de trabalho real e trabalho restante na escala de tempo. Nos 2 dias citados por você, registre o trabalho real dentro de cada dia e verifique o trabalho restante e a distribuição dele no tempo.

    Em tempo: esta estratégia de atualização é por ATRIBUIÇÃO. Nela, você atualiza somente o trabalho real e restante e, com este modo de exibição, você consegue distribuir estes valores no tempo.

    Deixe-me saber se esclareci sua dúvida, ok?

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